Van ‘in het bedrijf werken’ naar ‘aan het bedrijf werken’

Sinds 15 september dit jaar is de hernieuwde norm ISO 9001: 2015 een feit. Vanaf deze datum zijn certificaten die gebaseerd zijn op ISO 9001: 2008, nog maximaal drie jaar geldig. Een aantal organisaties stapte al over en de geluiden zijn positief!

In de hernieuwde norm ISO 9001: 2015 ligt de focus op de risico’s en kansen van een organisatie. Een van de speerpunten daarbij is ‘risicogebaseerd denken’. Zo stelt de norm onder andere dat ‘gevaren’ geïdentificeerd dienen te worden, risico’s en kansen bepaald dienen te worden en dat (preventieve) maatregelen bepaald, ingevoerd, geëvalueerd en toegepast moeten worden.

Positieve geluiden
Voor onze opdrachtgevers – veelal ondernemers in het midden- en kleinbedrijf – is dit onderwerp uiteraard helemaal niet nieuw. Dagelijks wegen zij risico’s af en beoordelen zij kansen. Alleen de gestructureerde manier waarop het gebeurt in de nieuwe norm en de monitoring ervan is nieuw. De eerste praktijkervaringen van mkb’ers met dit normelement zijn dan ook ronduit positief. Mits de risicoanalyse pragmatisch wordt opgesteld, ervaren ondernemers de uitvoering als zinvol, praktisch en zeer herkenbaar.

De valkuil
De grote valkuil zit dan ook niet in de risicoanalyse zelf, maar in de monitoring van de belangrijkste vastgestelde risico’s en kansen. Dit gebeurt aan de hand van prestatie-indicatoren, die periodiek dienen te worden geanalyseerd en geëvalueerd. Daardoor kunnen organisaties, indien nodig, tijdig bijsturen en effectieve maatregelen treffen om risico’s tot een minimum te beperken en kansen optimaal te benutten. Veel directieleden en managers hebben het echter veel te druk met allerlei uitvoerende taken, waardoor dit soort managementtaken in het gedrang komt.

Alles onder controle
Het is dus van groot belang om niet te ambitieus van start te gaan. Bepaal wat de belangrijkste indicatoren en afgeleide doelstellingen zijn, houd het beperkt tot een minimum en houd het werkbaar door een goede meetmethode vast te stellen. Daarmee zet je het kwaliteitsmanagementsysteem in als een effectieve managementtool die op eenvoudige wijze in de dagelijkse bedrijfsvoering geïntegreerd kan worden. Een handvat dat het voor directieleden en managers mogelijk maakt om vooral ‘aan het bedrijf te werken’ (managementtaken) in plaats van ‘in het bedrijf’ (uitvoerende taken). Trigade helpt u hierbij graag op weg.

Auteur: Tony van der Geld, Adviseur Trigade ‘s-Hertogenbosch

Soms kom je verhalen tegen die je altijd bijblijven. Zo ook onderstaand verhaal van de twee keien, dat mij zo’n vijftig jaar geleden in India werd verteld. Een verhaal dat inspireert en aanzet om de dingen op een andere manier te bekijken.

Er was eens een arme boer die een grote som geld moest terugbetalen aan een rijke en lelijke man. Aangezien de boer een zeer mooie dochter had die de rijkaard wel beviel, stelde deze laatste een overeenkomst voor. Hij zou namelijk alle schuld kwijtschelden als hij met de mooie dochter mocht trouwen en stelde voor om het lot te laten beslissen.

Het voorstel
De rijkaard zou een witte en een zwarte steen in een zak doen en de dochter zou er blindelings een uit moeten nemen. Als ze de zwarte kei zou pakken, wordt ze zijn vrouw en wordt de schuld van de vader kwijtgescholden. Trekt ze de witte kei, hoeft ze niet met hem te trouwen en wordt de schuld eveneens kwijtgescholden. Als ze ten slotte weigert om een kei te trekken, zal haar vader voor de rest van zijn leven in de gevangenis moeten zitten.
Daarop buigt de rijke man zich voorover om twee keien op te rapen, van een weg bezaaid met keien. Het meisje ziet echter dat hij twee zwarte keien opraapt en in de zak doet, maar ze zegt niets. Dan vraagt de rijkaard het meisje om een kei uit de zak te halen.

Wat zou jij doen?
Denk eens goed na ... Wat zou jij doen? Welbeschouwd zijn er drie mogelijkheden:
1. Het meisje weigert een kei te pakken, met alle gevolgen van dien
2. Het meisje haalt de twee keien uit de zak en toont zo aan dat de oude stinkerd vals speelt
3. Het meisje haalt een kei uit de zak (dus een zwarte) en offert zich op om haar vader uit de gevangenis te houden

Dit verhaal illustreert het verschil tussen logisch en ‘zijdelings’ denken. Het dilemma van het jonge meisje kan niet op de traditionele en logische wijze worden opgelost, zonder dat het consequenties voor haar en haar vader heeft. Dus voordat je naar de oplossing kijkt, vragen we je nog eens goed na te denken over wat jij zou doen?

Out-of-the-bag-thinking
Dit is wat het meisje deed: ze stak haar hand in de zak, pakte een kei en liet deze meteen ook weer op de grond vallen, tussen alle andere keien. ‘Wat ben ik toch onhandig’, roept het meisje uit. ‘Maar eigenlijk maakt het niets uit. Als ik de kei die nog in de zak zit eruit haal, zien we ook welke ik als eerste uit de zak getrokken heb, of niet soms?’ Aangezien de kei die nog in de zak zit een zwarte is, kan de eerste kei die zij getrokken heeft alleen maar een witte geweest zijn. En omdat de lelijke man zijn valsspel niet zal willen opbiechten, keert het meisje een schijnbaar onmogelijke zaak geheel om naar een gunstige afloop.

Moraal van dit verhaal
Er bestaat altijd wel een oplossing voor alle ingewikkelde problemen; mits je ze maar in het juiste perspectief plaatst. Dat is eigenlijk ook precies wat Trigade doet: vanuit de rol van een buitenstaander met open blik en pragmatisch systemen en procedures onder de loep nemen, zonder te worden gedwarsboomd door vastzittende denkpatronen.

Auteur: Jakob Croeze, Adviseur Trigade Staphorst

's Werelds meest populaire kwaliteitsnorm, ISO 9001:2015, is onlangs definitief gepubliceerd en ook de Nederlandse vertaling is inmiddels beschikbaar. Dat betekent dat organisaties tot september 2018 de tijd hebben om over te stappen. Hoe eerder u dit doet, hoe sneller u profiteert van de voordelen ervan. Ons advies daarbij luidt: maak het uzelf vooral niet te moeilijk!

Veel is er al geschreven over de wijzigingen in de nieuwe ISO-norm, maar wat hoeft nu NIET te worden gewijzigd, kijkend naar wat bedrijven geïmplementeerd hebben vanuit de voorlaatste ISO-norm?



De volgende wijzigingen hoeven bijvoorbeeld NIET te worden uitgevoerd:
Handboek en procedures in de prullenbak
De ISO9001:2015 eist geen kwaliteitshandboek of gedocumenteerde procedures meer. Als er echter een handboek en procedures aanwezig zijn en u werkt hier naar volle tevredenheid mee, dan is het absoluut geen eis om hiermee te stoppen.

Alle documentatie van het kwaliteitssysteem hernummeren en hernoemen
De 2015-versie is gebaseerd op de High Level Structure en heeft daardoor een andere opbouw met andere referenties. Waar in de ISO9001:2008-versie bijvoorbeeld werd gesproken over termen als ‘registraties’ en ‘leveranciers’, spreekt de herziene versie over ‘gedocumenteerde informatie’ en ‘externe aanbieders’. Uiteraard kan een organisatie ervoor kiezen om haar systeem volledig om te nummeren en eventueel nieuwe benamingen in te voeren. Als u echter met de huidige, in gebruik zijnde termen goed uit de voeten kunt, is dat prima.

Eveneens kan het zijn dat bedrijven hun systeem om willen gooien en het willen opbouwen conform de volgorde van de hoofdstukken uit de 2015-versie. Bedenk echter vooraf wel of de tijd en moeite die u steekt in het doorvoeren van deze wijzigingen, opwegen tegen de voordelen van de wijzigingsacties. Als uw systeem volledig voldoet aan de eisen uit de ISO9001:2015, is wijzigen niet nodig.

Directievertegenwoordiger verwijderen
Een ander verschil is dat er in de nieuwe versie geen eis meer is voor het aanstellen van een directievertegenwoordiger. Als een organisatie echter wil blijven werken met een directievertegenwoordiger – omdat dit bijvoorbeeld de interne communicatie vergemakkelijkt – is dat geen probleem. Houd echter in de gaten dat enkele van de verantwoordelijkheden die voorheen bij de directievertegenwoordiger lagen, nu een verantwoordelijkheid zijn van de directie zelf.

Meer informatie of ondersteuning bij het omzetten van uw systeem naar de ISO 9001:2015? Neem gerust eens vrijblijvend contact met ons op.

Auteur: Ronny Stokmans, Adviseur Trigade Waalre

Waarom certificeren?

Steeds meer bedrijven zien het voordeel van certificeren. Logisch, want gecertificeerde bedrijven hebben een streepje voor. Het is immers een effectief middel om de kosten te besparen, prestaties te verbeteren en daarmee de concurrentie het nakijken te geven.

Certificering wint dus steeds meer aan terrein, al lopen de redenen hiervoor nogal uiteen. Van organisatie tot organisatie zal het een andere ‘mix’ van redenen zijn. Trigade zet ze voor u op een rijtje:

1. Selectie-eis
Opdrachtgevers zijn meer geneigd om zaken te doen met zichtbaar duurzame partijen. Door certificatie van het managementsysteem maakt u aantoonbaar dat duurzaam ondernemen binnen uw organisatie geborgd is. Daarnaast is certificatie bij veel aanbestedingen of inkoop zelfs een selectie-eis en geeft het klanten de zekerheid dat een bedrijf structureel werkt.

2. Verbeteren van prestaties
Het is altijd goed als een onafhankelijke derde een open en kritische blik werpt in je keuken en de managementsystemen die daarmee samenhangen. Nieuwe inzichten zorgen er immers voor dat prestaties kunnen worden verbeterd. Bovendien vormt het een sterke stimulans voor de betrokken medewerkers.

3. Kostenefficiency
Het succesvol implementeren van een managementsysteem stelt bedrijven in staat effectiever en efficiënter te werken. Daarmee kan aanzienlijk in tijd bespaard worden, en dus ook in kosten.

4. Meer zekerheid
Audits door een externe auditor zorgen ervoor dat het management meer zekerheid krijgt. Risico’s worden immers goed geïdentificeerd en kunnen daarom worden beheerst, met alle gevolgen van dien voor kwaliteit en veiligheid. Dit geldt overigens ook voor de naleving van wet- en regelgeving.

5. Betere relatie met omgeving en toezichthouders
Voor omwonenden en toezichthouders van de overheid is het belangrijk om te weten dat de organisatie de risico’s beheerst en de wet- en regelgeving naleeft. Door certificering wordt deze kwaliteit aantoonbaar. Bovendien kunnen toezichthouders inspecties afstemmen op de extra informatie die beschikbaar is en zodoende sneller tot een weloverwogen oordeel komen.

6. Deregulering
De overheid bemoeit zich minder en minder met de markt en de werking ervan. Certificatieregelingen nemen dan ook voor een groot deel de plaats in van officiële regelingen van de overheid.

Kortom: een goed opgezet – al dan niet gecertificeerd – managementsysteem leidt tot een win-winsituatie voor bedrijf en klant.

Weten hoe u voordeel kunt halen uit certificering? Neem gerust eens contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende kennismaking :www.trigade.nl/contact.

Auteur: Jakob Croeze, Adviseur Trigade Staphorst

‘Certificering’ is niet het eerste woord wat bij je opkomt als het over de kermis gaat. En toch speelt kwaliteit en veiligheid juist hier een zeer belangrijke rol. Ik had het voorrecht om een kijkje achter de schermen te nemen bij deze in alle opzichten bijzondere branche.

Lamberink Events is een familiebedrijf, dat niet alleen reuzenraden exploiteert, maar ze ook ontwikkelt, bouwt en verkoopt. Tijdens het kennismakingsgesprek werd ik hartelijk ontvangen door Kokkie Kroon, eigenaresse en tevens lid van de belangenvereniging voor kermismensen. Mij werd meteen duidelijk dat alle vooroordelen direct overboord gegooid konden worden. Wat een professioneel bedrijf is dit en wat een kennis zit hier. Lamberink weet precies waar ze mee bezig is en had zelfs een SWOT-analyse uitgevoerd; daar kunnen veel bedrijven nog wat van leren. Onder andere dankzij de goede voorbereiding werden er geen tekortkomingen vastgesteld en was de certificering snel een feit. Al met al was dit een van de mooiste klussen die ik ooit heb uitgevoerd en ook de auditor was zwaar onder de indruk van het geheel.

Kijk voor meer informatie over ISO 9001-certificering op www.trigade.nl/certificatienormen/ISO9001-kwaliteitsmanagement.

Auteur: Jakob Croeze, Adviseur Trigade Staphorst